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Interne Kommunikation Verbessern – 14 Möglichkeiten

Interne Kommunikation verbessern – 14 Möglichkeiten

Ungenügende oder gar schlechte interne Kommunikation ist ein häufiges Problem in Unternehmen. So können drei fleissige Mitarbeiter an einer Aufgabe tätig sein, jedoch interpretiert jeder Einzelne ein und die gleiche Aufgabe auf unterschiedlichste Art und Weise. Teamleiter können interne Memos über aktuelle Probleme oder Updates übersehen und Teammitglieder werden durch vage oder widersprüchliche Aussagen verschiedener Ecken der eigenen Abteilung frustriert.

Aber wie kann solch ein Problem gelöst werden? Besteht das Team aus nur wenigen Personen, ist es meist nicht schwer alle in einem Raum zu versammeln und alle auf den gleichen Stand zu bringen. Je grösser, heterogener und internationaler das Team ist, umso schwieriger stellt sich ein Versammeln im Meeting-Raum am Standort A dar. Somit ist es unumgänglich einen Prozess zu implementieren, durch welchen die richtigen Informationen verteilt werden, damit Teammitglieder entsprechend und zeitnah handeln können.

Vielleicht reichen bereits einige kleine Anpassungen, selbstverständlich mit ein wenig Geduld, um Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen. Im Folgenden werden einige Möglichkeiten aufgezeigt, welche mit der Einführung eines Kollaborationstools vielleicht auch für Sie umsetzbar sind.

Interne Kommunikation als wichtiger Faktor für Ihren Unternehmenserfolg

1. Verwenden Sie ein Projektmanagementtool

In der Arbeit zwischen E-Mails, dem internen Messenger und weiteren Kommunikationsmitteln hin und her zu switchen ist leicht. Nicht so leicht ist es dabei auch den Überblick zu bewahren und das tatsächlich Relevante herauszufiltern und zu wissen was entschieden oder eingeführt wurde.
Ein entsprechendes Projektmanagement erleichtert das Dokumentieren von Entscheidungen und nächster Schritte – somit sind alle relevanten Beteiligten kontinuierlich auf dem gleichen Stand.
Social Intranet-Tools wie bspw. Bitrix24 bieten Unternehmen unterschiedliche Wege ein Projekt aufgeräumt und zielführend umzusetzen.

2. Gewährleisten Sie einen einfachen Zugang zu Informationen

Kennen Sie die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Zielgruppe „Mitarbeiter“. Sie sollten wissen, wie Ihre Arbeitskräfte Informationen erhalten und erhalten möchten. Essentiell beim Bereitstellen von Informationen ist, diese in einem einfach zugänglichen Format und an einem Ort für alle relevanten Beteiligten verfügbar zu machen.
Optimieren Sie den internen Informationsfluss und gestalten somit Arbeitsprozesse effizient mit Hilfe eines Social Intranets.

3. Nutzen Sie Instant-Messaging

Mit einem Echtzeit-Chat erleichtern Sie ihren Teams die Zusammenarbeit erheblich. Der Chat ermöglicht eine unkomplizierte, schnelle und vor allem ortsunabhängige Kommunikation: Ganz gleich ob im Einzelgespräch, in öffentlichen, privaten, team- oder projektbasierten Chaträumen – jeder bleibt stets informiert und Informationen gehen nicht mehr verloren. Durch die Nutzung einer App auf mobilen Endgeräten, bleiben bspw. auch Mitarbeiter im Aussendienst immer informiert.

4. „Verbannen“ Sie E-Mails

Auch wenn E-Mails heutzutage noch zum Arbeitsalltag gehören, sollten Sie versuchen diesen Kommunikationskanal, vor allem in der internen Kommunikation, einzudämmen. Bitrix24 bietet Ihnen projektbezogene Kommunikationskanäle, über welche nur noch tatsächlich betroffene Personen über Deadlines, den Projektfortschritt etc. informiert werden. Senken Sie die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen und richten Informationen nur noch an Personen, für die diese tatsächlich relevant sind.

5. Unterstützen Sie Gruppen-Calls

In vielen Unternehmen werden diverse Produktmanagementsoftware, E-Mails und andere Formen der digitalen Kommunikation verwendet. Um die Frage eines Teammitglieds schnell und unkompliziert zu klären und zu diskutieren, bieten Social Intranets wie bspw. Bitrix24 eine einfache Möglichkeit: Halten Sie einen Gruppen-Call ab in welchem alle Beteiligten innerhalb eines vorab bestimmten Zeitrahmens eine Frage erörtern. Dies ist deutlich effektiver als in 100 E-Mails in CC gesetzt zu werden aus welchen die Essenz erst einmal herausgefiltert werden muss.

6. Fördern Sie zwischenmenschliche Beziehungen

Ein weiterer Tipp zur Verbesserung der internen Kommunikation besteht darin, die Beziehungen zu den Mitarbeitern ausserhalb des Büros zu fördern. Die Entwicklung besserer Out-of-Office-Beziehungen wird die Kommunikation im Unternehmen fördern. Wenn Sie eine persönliche Bindung zwischen Mitarbeitern erreichen können, dann geht das Gespräch über die einfache E-Mails zwischen den Menschen, die neben Ihnen sitzen, hinaus. Lassen Sie Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig miteinander kommunizieren und ermöglichen somit eine Nähe, die mit E-Mails schwer zu erreichen ist.

7. Sprechen Sie einfach mal persönlich miteinander

Zwar gibt es viele digitale Tools, um die Kommunikation zu erleichtern, aber nichts geht über ein persönliches Gespräch. Stehen Sie auf, gehen Sie zu jemandes Schreibtisch und unterhalten Sie sich, anstatt eine E-Mail zu senden oder online zu chatten. Wenn das nicht möglich ist, verwenden Sie ein Telefon oder eine Videokonferenz. Dies erhöht nicht nur die Effizienz und Produktivität, sondern fördert auch eine gelebte Offenheit, Gemeinschaft und Unternehmenskultur. Bitrix24 bietet diverse Möglichkeiten um mit relevanten Personen im direkten Umfeld persönliche Termine für ein Gespräch zu vereinbaren oder mit Kollegen an anderen Standorten schnell und unkompliziert zu kommunizieren.

8. Verstehen Sie Ihre Mitarbeiter als Ihr Publikum

Lesen Ihre Mitarbeiter Ihre Memos nicht? Vergessen sie den Anlass Ihrer E-Mails? Verändern sie nicht ein unerwünschtes Verhalten? Fangen Sie an, Inhalte für Ihre Mitarbeiter wie für die Zielgruppe eines Kunden zu erstellen. Bringen Sie sie mit Hilfe einer Geschichte zum Handeln. Verstärken Sie eine Botschaft mit Kundenaussagen (Testimonials). Stellen Sie kleinere Informationen über die Zeit über verschiedene Kanäle zur Verfügung. Verwenden Sie Humor, Rätsel, Emotionen und Nachdenklichkeit. Bitrix24 ermöglicht Ihnen eine ansprechende und vor allem zielführende Kommunikation im Unternehmen.

9. Liefern Sie regelmässige Status-Updates

Schreiben Sie als Unternehmensleitung monatliche Updates: Dies fördert die Transparenz, da auf einen Blick ersichtlich wird was bereits erreicht wurde und was demnächst ansteht. Animieren Sie des Weiteren Ihre Mitarbeiter, Partner und Kollegen, eigene Ideen einzubringen – Sie werden staunen, welche interessanten Ideen ans Tageslicht gelangen werden.

10. Erstellen Sie Video-Inhalte

Videos sind nach wie vor eine sehr gute Möglichkeit, mit internen Zielgruppen zu kommunizieren, insbesondere wenn es darum geht, sich mit Mitarbeitern zu verbinden, neue Mitarbeiter einzubeziehen und Mitarbeiter zu motivieren, Änderungen innerhalb der Organisation anzustossen. Der Erfolgsschlüssel liegt darin, den Videoinhalt authentisch und zielgruppengerecht aufzubereiten.

11. Kontinuität zahlt sich aus

Mitarbeiter möchten eine Kommunikation, auf die sie sich verlassen können. Wenn Sie eine monatliche E-Mail senden, senden Sie eine monatliche E-Mail. Wenn wöchentliche Gespräche erforderlich sind, stellen Sie sicher, dass sie jede Woche stattfinden. Konsistenz und Kontinuität schafft Vertrauen, das ist ein großer Teil der grossartigen Mitarbeiterbeziehungen. Eine kontinuierliche Kommunikation schafft Interesse und Zusammengehörigkeitsgefühl. Auf Social Intranet Plattformen können Sie schnell, unkompliziert und vor allem regelmässig Inhalte veröffentlichen, Diskussionen anregen und Ihre Mitarbeiter somit motivieren.

12. Halten Sie Ihre Tür offen

Auch wenn ein Vorgesetzter versucht eine Philosophie der „Offenen Tür“ zu vermitteln, fehlt oftmals die Zeit oder sogar das tatsächliche Interesse an den Problemen, Vorschlägen oder auch Sorgen der Mitarbeiter. Mit der Einführung einer Social Intranet und Kollaborationslösung wie Bitrix24 geht oftmals ein interner Unternehmenswandel einher – denn jeder erhält die Möglichkeit seine Gedanken, Ideen oder auch gegensätzliche Meinungen öffentlich zu kommunizieren. Nutzen Sie dies als Chance und lasse Ihre Mitarbeiter aktiv an der Unternehmenskultur mitbauen – es wird sich mit Sicherheit auszahlen.

13. Seien Sie transparent

Effektive Kommunikation und eine starke Unternehmenskultur basieren auf Transparenz. Mitarbeiter brauchen sowohl das Gute als auch das Schlechte und sind engagierter, wenn sie gut informiert sind. Transparenz fördert das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Führung.

14. Doppelt hält besser

Jedes Unternehmen kann seine interne Kommunikation verbessern. Um dies zu erreichen, müssen mehr Möglichkeiten für eine wechselseitige Kommunikation geschaffen werden, z. B. Meetings zum „Stand der Firma“, und Chefs müssen das wiederholen, was sie bereits öfter gesagt haben. Jeder Chef glaubt, wenn er einmal etwas sagt, dann hören, verstehen und merken sich dies die Mitarbeiter. Sie müssen es konsequent wiederholen, wenn es wirklich darauf ankommt.

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